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Gestionnaire administratif - Antenne de Soissons (H/F)

Direction des antennes régionales et de la relation aux usagers

Rattachement fonctionnel : Antenne régionale de Soissons

Localisation Soissons
Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 18/02/2024
Réf. 240112-31262

Contexte du poste

Le déploiement des antennes régionales sur le territoire régional répond à un projet ambitieux, celui d’apporter aux habitants et partenaires de la Région une organisation de proximité leur permettant un accès facilité aux informations, aux agents et aux aides de la Région.
Les antennes régionales doivent aussi pouvoir servir d’appui aux directions pour suivre et développer des projets locaux et animer le déploiement local des dispositifs et orientations régionales. Le réseau des antennes favorise ainsi un accès direct renforcé aux prestations régionales ou aux modalités de saisine de la Région en complétant les outils téléphoniques (n° vert) et numériques (site internet, réseaux sociaux).
Les équipes des antennes régionales ont par ailleurs vocation à faciliter l’organisation locale de concertations, de débats, de réunions d’informations, d’expérimentations en lien avec les directions thématiques concernées.
Les antennes régionales, de par leur positionnement territorial ont enfin vocation à s’inscrire et à s’adapter aux projets de développement du télétravail, de rationalisation des locaux occupés ou propriété de la Région ainsi qu’aux éventuels mouvements de déconcentration d’agents sur le territoire régional.

Finalité du métier

Prendre en charge toutes les opérations administratives et/ou financières nécessaires à l’avancement des dossiers qui lui sont confiés dans son secteur d’activité.

Activités du métier

Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…)
Assurer un suivi des actions mises en place
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention
Participer au classement des dossiers et à l'archivage

Activités spécifiques

1 - Assurer un accueil physique ou téléphonique du public du territoire de l’antenne :
Apporter une réponse adaptée, orienter vers les personnes ou services compétents
Traiter les appels téléphoniques du territoire, les emails sur les boîtes mails dédiées et les courriers

2 - Informer et accompagner les usagers (particuliers, collectivités, associations, entreprises, …) dans l’accès aux dispositifs de la Région :
Renseigner les usagers sur les informations générales de la Région et sur ses dispositifs d'intervention
Accompagner les usagers du territoire dans la constitution et le dépôt de leurs dossiers
Instruire certaines aides directes aux particuliers (aide au transport, aide à la garde d'enfant, ...)
Contribuer aux remontées et à l’analyse des dispositifs portés par la direction

3 - Participer à l’animation de l’antenne et aux opérations mises en place lors des évènements dans et hors des murs de l’antenne

4 - Participer à l’élaboration du guide de procédure et de FAQ le cas échéant

Profil

BAC+2 avec expérience
Permis de conduire exigé
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité à définir et maîtriser les délais
Confidentialité
Connaissance des institutions publiques
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur
Sens des relations humaines et du travail de groupe

Conditions de travail

Contraintes horaires liées au horaires d'ouverture de l'antenne régionale de proximité à définir
Mobilité sur le territoire régional (déplacements vers les antennes territoriales)
Contact avec un public difficile

Les avantages proposés par la collectivité :
5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents
Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l’agent et ses ayants - droits
Aide complémentaire RQTH
L’allocation de garde « jeunes enfants » pour les agents dont l’indice majoré est inférieur à 486
Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile-travail pour le transport en commun
Titres restaurant d’une valeur faciale de 8,50 € comprenant une prise en charge de l’employeur
Le chèque cadeau de la Région de fin d’année pour les enfants de 11 à 16 ans d’une valeur de 30 € pour tous les parents (agents séparés/divorcés dans la collectivité cela n’ouvre le droit qu’à un seul chèque cadeau)
Les structures associatives :
Le CNAS : Propose une offre complète de services et de billetterie
Les structures associatives locales offrant des actions centrées sur la convivialité

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