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Assistant administratif (H/F)

Direction du patrimoine et de la sécurité

Rattachement fonctionnel : Service énergie et entretien du patrimoine

Localisation Lille
Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 29/03/2024
Réf. 240228-35681

Contexte du poste

Au sein du Pôle Supports Techniques, la Direction du Patrimoine et de la Sécurité assure l’exploitation et la maintenance des bâtiments régionaux administratifs et portuaires. Pour ce faire, elle dispose d’une régie et de prestataires extérieurs. Elle est notamment responsable de la maîtrise de l’énergie au niveau de ce patrimoine. Elle est également en charge de l’entretien propriétaire de l’ensemble du patrimoine hors EPLE disposant d’un exploitant en propre : bâtiments culturels et sportifs (ex Vélodrome de Roubaix) notamment.

Elle pilote la stratégie globale de la politique patrimoniale, sur l’ensemble du patrimoine (lycées compris). Elle veille au maintien des conditions optimales d’utilisation du patrimoine bâti de la collectivité et assure le développement du système d’information patrimonial. Par ailleurs, elle propose et met en œuvre la politique foncière : gestion du domaine public et privé de la collectivité, procédures d’acquisition de cession, location. 

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité s'organise autour de 2 départements et 3 services :
-    Un département Exploitation et Sécurité 
-    Un département Maitrise d’ouvrage
-    Un service stratégie et gestion foncière et patrimonial
-    Un service administratif et financier 
-    Un service système d’information patrimoniale

Le Service Energie et Entretien du Patrimoine à la charge de l'entretien des bâtiments régionaux administratifs, sportifs, culturels et portuaires. Il assure les interventions ultérieures sur les ouvrages et acquiert la matière d'œuvre et les équipements nécessaires aux missions. Il est responsable de la maîtrise de l'énergie au niveau des bâtiments régionaux hors lycée.

Ce service se compose, d’une part, d’un binôme dédié à l’énergie et l’économie des flux, et d’autre part, de responsable de projets et chargés d'opérations assurant la gestion du patrimoine.

La présente fiche de poste concerne le poste d’assistant d’amdministratif dont les principales missions sont :
-    Assister les encadrants en apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers
-    Garantir la logistique administrative de l’entité ;
-    Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus

Finalité du métier

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Activités du métier

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ,
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ,
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ,
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ,
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ,
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ,
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ,
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ,
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements ,
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ,
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ,
Participer à l’archivage des dossiers ,

Activités spécifiques

Apporter un appui permanent au responsable de service et son adjoint sur les volets suivants : organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil
•    Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs : entreprises de travaux, MOE, mainteneurs… (interne et externe)
•    Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion)

Assurer l’accueil téléphonique et 1er niveau d’information et orientation

Prendre en charge les activités administratives (assurer le lien avec la DRH et le SAF, gérer le courrier, gestion du temps...)

Contribuer à la gestion des données et au suivi des dossiers de travaux :
•    Saisie dans la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) des demandes de travaux et assurer un suivi qualitatif sur leur avancement
•    Suivi des marchés du service et aide à la rédaction de pièces administratives (ALC, avenant...),
•    Participer à l’archivage des dossiers ;
•    Suivi des devis et de la réalisation des commandes en lien avec le SAF et les chargés d’opération du service,
•    Suivi du PPI en lien avec les chargés d’opération et des documents communs de pilotage avec le SAF

Appui administratif ponctuel aux autres services de la direction

Profil

Conditions de travail

Diplômes : 

Niveau BAC

 

Profil Requis :

  • Rigueur
  • Autonomie dans l’organisation du travail 
  • Capacité d’initiative
  • Sens relationnel et travail en équipe : être capable de travailler en collaboration avec les acteurs internes et externes à l’institution
  • Connaissance du logiciel de GMAO
  • Maîtrise d’Excel

 

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