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Au premier janvier 2016, la Région Hauts de France est née, suite à la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions, élections régionales et départementales et modifiant le calendrier électoral. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre. La Région compte désormais près de 9 000 agents répartis sur plusieurs sites différents : Services Centraux à LILLE et AMIENS, Services déconcentrés sur le territoire, Lycées, Ports.
Le poste se situe en appui permanent en termes d’organisation personnelle, de suivi, d’information aux conseillers techniques chargés du suivi des politiques régionales.
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés ,
Réaliser des travaux de secrétariat et de bureautique (retranscription et mise en forme de document, suivi
des parapheurs dématérialisés, archivage, gestion des agendas…)
Préparer les éléments constitutifs d’un dossier, vérifier et contrôler les pièces nécessaires à son instruction
Assurer la gestion du courrier de l’entité de rattachement (réception, tri, enregistrement et distribution)
Assurer un accueil physique et téléphonique en apportant un 1er niveau d’information
Participer à la gestion logistique, administrative et technique des réunions
-Capacité d'adaptation,
-Capacité d'organisation personnelle,
-capacité à travailler en équipe,
-Connaissance des collectivités territoriales,
-Disponibilité,
-Dynamisme,
-Maîtrise des outils bureautiques,
-Maîtrise des techniques de secrétariat,
-Réactivité,
-Réserve et confidentialité
- Amplitude horaire
- Temps de travail : Temps complet
- Missions non télétravaillables
Avantages proposés par la collectivité :
- 5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents
- Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l’agent et ses ayants – droits,
- Aide complémentaire RQTH
- L’allocation de garde « jeunes enfants » pour les agents dont l’indice majoré est inférieur à 486
- Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile–travail pour le transport en commun
- Titres restaurant ou carte restaurant d’une valeur faciale de 8,50 € comprenant une prise en charge de l’employeur
- Adhésion à plusieurs comités d’action sociale
- Forfait mobilités durables jusqu’à 300 €/an pour les agents se déplaçant en trottinette, ou en autopartage
- Télétravail jusqu’à 3 jours/semaine (pour les postes éligibles)
- Accompagnement sur mesure tout au long du parcours professionnel
