Apprenti - Assistant administratif et/ou financier (H/F)

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ;
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ;
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ;
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ;
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ;
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ;
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ;
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ;
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ;
Identifier et signaler les dysfonctionnements ;
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ;
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ;
Participer à l’archivage des dossiers ;

Organisation de l’agenda et accueil

     - Cogestion de l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

  - Gestion des boites mail affiliées à la direction

    - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

    - Accueillir physiquement les rendez-vous.

    - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…).

    - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de l’équipe de direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

    - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

 Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

     - Réceptionner et trier le courrier.

    - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

    Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

    - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

    - Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

    - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

    - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

    - Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration.

 Communication

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

   -  Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes).