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Apprenti - Assistant administratif et/ou financier (H/F)

Direction de l'eau et de la biodiversité

Rattachement fonctionnel : Direction de l'eau et la biodiversité

Lieu de missions Lille
Fin de publication 20/07/2024
Réf. 240521-APP-034

Objectifs du poste

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Appuyer l’équipe de direction dans ses missions et son organisation ;

 Permettre à la direction de gagner en organisation et en temps 

Appui logistique auprès de l’équipe Lilloise 

Missions confiées à l’apprenti - e

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ;
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ;
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ;
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ;
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ;
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ;
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ;
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ;
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ;
Identifier et signaler les dysfonctionnements ;
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ;
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ;
Participer à l’archivage des dossiers ;

Organisation de l’agenda et accueil

     - Cogestion de l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

  - Gestion des boites mail affiliées à la direction

    - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

    - Accueillir physiquement les rendez-vous.

    - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…).

    - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de l’équipe de direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

    - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

 Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

     - Réceptionner et trier le courrier.

    - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

    Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

    - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

    - Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

    - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

    - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

    - Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration.

 Communication

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

   -  Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes).

Maître d'apprentissage

SYLVIE GABOR - Assistante de Direction

Prérequis (formation, expérience, aptitudes personnelles)

BAC - (Niveau 4 ) ; BAC+2 BTS/DEUG/DEUST/DUT - (Niveau 5) -

BAC Pro ou BTS

Aisance orale ; Aisance rédactionnelle ; Autonomie, organisation ; Capacité d’analyse et de synthèse ; Confidentialité et discrétion professionnelle ; Dynamisme et réactivité ; Sens du contact ; Rigueur ; Ponctualité ; Sens de l'organisation ; Capacité à respecter les procédures

Sens de l'organisation et rigueur.

- Maîtrise du Pack Office.

- Bonnes capacités rédactionnelles.

- Discrétion, tact.

- Bonne présentation orale et écrite.

- Réactivité

- Bonne analyse ainsi qu'un esprit de synthèse.

Conditions particulières

Déplacement : Oui ( territoire régional)
Début de l'apprentissage : 01/09/2024
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