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La Région Hauts de France est née au 1er janvier 2016, suite à la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre.
La Région compte désormais près de 9 000 agents répartis sur plusieurs sites différents : services centraux à Lille et Amiens, services déconcentrés sur le territoire, lycées, ports.
L'assemblée est composée de 170 conseillers régionaux issus des élections des 20 et 27 juin 2021 et l'exécutif comprend à côté du Président du Conseil Régional, 15 Vice-Présidents en charge d'une thématique.
Le poste d'assistant/assistante de direction est positionné auprès de la conseillère déléguée à l' " inventaire du patrimoine et au devoir de mémoire " et auprès du conseiller délégué aux " relations internationales ".
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés ,
Préparer les prises de parole et communications Réseaux sociaux adaptées aux thématiques des délégations (Mémoire, Histoire, Patrimoine, Relations Internationales)
S’impliquer dans l’animation du réseau des acteurs de la mémoire, du patrimoine et des relations internationales en Hauts-de-France (techniciens et élus des collectivités territoriales et de services de l’Etat, représentants diplomatiques étrangers et acteurs du monde combattant)
Participer à l’organisation d’évènements d’initiative régionale (lancement Chemins de mémoire, 11 novembre et 10 ans de l’Anneau de la Mémoire…)
Participer à la mise en place des instances UNESCO 14-18
Accompagner le bon déroulement des appels à projet thématiques régionaux (mémoire Lycées, Relations Internationales Lycées, Mémoire Jeunesse …)
Maîtrise de l’anglais
Permis B
Expérience souhaitée dans le domaine "secrétariat et accueil"
Déplacements fréquents en Hauts-de-France et au national
Contact avec un public difficile
Travail sur écran
Confidentialité / disponibilité
Résidence administrative : Lille
