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Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles. Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.
Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
- Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
- Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
- Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG,
- d'autre part, un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers "entrants et sortants."
Le poste d'assistant de direction est positionné auprès de la commission n°5 " Enseignement - recherche " au sein du service des Assemblées.
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés ,
- Assurer la préparation et le suivi des commissions thématiques : convocation, participation, relevé substantiel d’avis, suivi des demandes formulées en lien avec les services, compte-rendu, analyse des dossiers…;
- Accompagnement de l’élu sur le terrain dans la représentation du Président du Conseil régional ;
- Structurer et animer la communication politique du Président de Commission ;
- Assurer la coordination entre les directions et les commissions thématiques notamment par l’apport d’une expertise, la rédaction de notes et d’argumentaires sur des dossiers spécifiques ;
- Suivi de dossiers prioritaires en lien avec les élus et les services régionaux ;
- Assurer une veille sur la thématique ;
- Apporter une expertise sur la thématique de la commission et sa déclinaison au sein de l’institution ;
- Aider et faciliter la communication (rédiger des interventions, suivi, traitement et rédaction de courriers).
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Méthodique
- Sens du contact et qualités relationnelles confirmées
Amplitude et flexibilité horaire
Mobilité sur le territoire
Travail sur écran
Confidentialité / disponibilité