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Le déploiement des antennes régionales sur le territoire régional répond à un projet ambitieux, celui d'apporter aux habitants et partenaires de la Région une organisation de proximité leur permettant un accès facilité aux informations, aux agents et aux aides de la Région.
Les antennes régionales servent aussi d'appui aux directions pour suivre et développer des projets locaux et animer le déploiement local des dispositifs et orientations régionales. Les équipes des antennes régionales ont vocation à faciliter l'organisation locale de concertations, de débats, de réunions d'informations, d'expérimentations en lien avec les directions thématiques concernées.
Les antennes régionales, de par leur positionnement territorial, ont enfin vocation à s'inscrire et à s'adapter aux projets de développement du télétravail, de rationalisation des locaux occupés ou propriété de la Région ainsi qu'aux éventuels mouvements de déconcentration d'agents sur le territoire régional.
Positionné(e) dans chaque antenne régionale, le-la Gestionnaire administratif(ve) aura pour mission d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité à toute demande portant sur les dispositifs régionaux : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Cette mission est réalisée dans les locaux de l’antenne mais aussi à l’extérieur lors d’opérations dites « hors les murs » qui sont organisées et planifiées par le responsable d’antenne : permanences régulières, expositions ou forum ponctuels, présentations à des partenaires, etc...
Dans le cadre du projet de direction, le poste de Gestionnaire administratif va évoluer vers un poste de Gestionnaire de Relations Publiques au second semestre 2025.
Le Gestionnaire de Relations Publiques aura pour mission d'assurer un accueil physique (50%) et téléphonique (50%) de qualité à toute demande portant sur les aides régionales : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Prendre en charge toutes les opérations administratives et/ou financières nécessaires à l’avancement des dossiers qui lui sont confiés dans son secteur d’activité.
Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…)
Assurer un suivi des actions mises en place
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention
Participer au classement des dossiers et à l'archivage
Assurer un accueil des usagers du territoire, en accueil physique et téléphonique via le numéro de l’antenne et le numéro vert (80 % du temps de travail) :
- Les renseigner sur l’action régionale et ses dispositifs
- Les accompagner dans la constitution et le dépôt de leur dossier
- Apporter une réponse adaptée à leurs besoins, les orienter vers les personnes et services compétents
Instruire les demandes d’aides individuelles déposées en antenne et assurer le suivi des dossiers des usagers (15 % du temps de travail) :
- Mails
- Courriers
- Relances
Activités complémentaires (5 % du temps de travail) :
- Participer à l’animation de l’antenne et aux opérations mises en place lors des évènements dans et hors des murs de l’antenne
- Participer à l’amélioration de la relation à l’usager et des dispositifs d’aides individuelles
BAC+2 avec expérience
Permis de conduire exigé
Anglais (lu et écrit)
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité à définir et maîtriser les délais
Confidentialité
Connaissance des institutions publiques
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture de l’antenne de la Région ou lors des évènements sur le territoire
Déplacements réguliers sur tout le territoire liés aux activités de représentation de l’antenne en dehors de ses murs : permanence, forum, présentation, exposition (soir et/ou week-end)
Usage de la plateforme téléphonique du numéro vert sur le territoire de Soissons, Château-Thierry, Laon et Saint-Quentin
Contact avec un public exigeant