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Au cœur du Pôle Education et Avenir des Jeunes (PEAJ), qui regroupe 5 directions et 2 missions, la Direction Equipements et Patrimoine Lycées (DEPL) assure la maîtrise d'ouvrage régionale des travaux et des équipements réalisés dans les lycées.
Elle intervient sur l'ensemble du projet, dès les études d’opportunité jusqu'à l'exploitation et la maintenance de l'ouvrage, en assurant la définition du besoin, l'expertise, l'écriture des programmes, la passation et la gestion des marchés de maîtrise d'œuvre et de travaux de construction et de maintenance, la gestion patrimoniale, etc… Qu'ils soient réalisés en régie (équipes mobiles) ou par des entreprises extérieures, les travaux issus de cette organisation sont assurés en parfaite conformité aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
La DEPL a également en charge d'équiper les établissements scolaires de matériels pédagogiques et mobiliers notamment, nécessaires aux missions d'éducation et liés au bon fonctionnement des lycées. A ce titre, elle a la charge du recensement des besoins des établissements, de l'achat, de la mise à niveau, du transfert et de la cession des biens mis à disposition des lycées.
La Direction Equipements et Patrimoine Lycées comprend plus de 400 collaborateurs et un patrimoine conséquent à gérer, à savoir : 273 lycées répartis sur l'ensemble du territoire (4 400 000 m2 de patrimoine lycées).
L'organisation de la Direction doit permettre de remplir cette mission de service public qui consiste à assurer les meilleures conditions d'accueil, de confort, d'enseignement et, surtout, de sécurité pour les occupants et les publics en prenant en compte l'étendue et la diversité de ce patrimoine immobilier et mobilier.
La Direction se compose de trois Unités Territoriales, l’Unité Territoriale Nord, l’Unité Territoriale Pas-de-Calais et l’Unité Territoriale Oise, Somme, Aisne, et d’un Département Pilotage et Equipements.
Chaque Unité Territoriale prend en charge, sur son périmètre géographique, les opérations de construction, de rénovation, de réparation et de maintenance des bâtiments régionaux lycées, et assure une veille patrimoniale. Elle est composée d’un Service Projets et de plusieurs Services Subdivisions territoriales.
Le Service Projets de l’Unité Territoriale assure la gestion des opérations à volume financier important et/ou ayant une complexité technique importante, et les projets spécifiques comme la réalisation de travaux d’aménagement dans le cadre des mesures de rentrée scolaire ou de mise à niveau ou rénovation de filières pédagogiques, en lien avec le Rectorat. Il peut également venir en appui des services Subdivisions territoriales à leur demande : conduite d’une opération, avis sur un projet, élaboration d’un programme travaux, etc...
Il contribue à l’élaboration du Plan Pluriannuel d’Investissement et à sa réalisation.
La présente fiche de poste concerne le poste de responsable de projet, rattaché hiérarchiquement au responsable du Service Projets.
Conduire des projets stratégiques de la Collectivité, ou un portefeuille de projets, ou une succession durable de projets qui lui sont délégués. En anticipant les risques, assurer la responsabilité de la mise en œuvre du/des projets en termes d’objectifs, de coûts et de délais.
Contribuer à la sécurisation de l’Institution en mettant en œuvre les processus définis pour la conduite de projets et assurer l’interface avec l’instance de coordination des projets de l’administration ,
Assurer l’ingénierie et le pilotage des projets confiés (analyse de l’opportunité et sa faisabilité, conception des scenarii et du plan d’action, mise en œuvre et suivi des actions, évaluation et
capitalisation) en lien avec les parties prenantes ,
Définir, en lien avec les acteurs compétents, les modalités d’accompagnement des changements induits par le(s) projet(s) et assurer un appui à leur mise en œuvre ,
Manager fonctionnellement l’équipe dédiée au(x) projet(s) ,
Favoriser la coopération des parties prenantes en assurant la mise à disposition des informations liées au(x) projet(s), et en s’appuyant sur les outils collaboratifs ,
Formaliser des documents/outils d’aide à la décision et de pilotage du/des projet(s) (note de cadrage, cahier des charges, tableaux de suivi, tableaux de bord, rapport d’évaluation, rapport de capitalisation,…) ,
Dans une dynamique d’anticipation, évaluer les impacts et risques des actions menées, et proposer des mesures préventives et/ou correctives ,
Préparer et animer les instances du/des projet(s) ,
Rendre compte à la gouvernance du/des projet(s), l’alerter sur les risques de déviance particulièrement en termes de qualité, coûts, délais ,
Concevoir et/ou conduire l’ensemble des opérations (pilotage, reporting...) nécessaires à l’étude, au développement et à la réalisation d’un projet relevant du Service Projets.
Instruction des demandes / Réalisation des pré-études :
- Recueillir et analyser les besoins, données et organisations fonctionnelles des établissements, effectuer les diagnostics nécessaires en vue de réaliser les études d’opportunité, de préfaisabilité et faisabilité relatives à l’environnement physique, aux situations juridiques du bâti et du terrain, au contexte et à la situation urbanistique, aux caractéristiques socioculturelles et environnementales (rationalisation de surfaces, sobriété énergétique, rev’3, etc) en lien avec les dessinateurs du service ingénierie et expertise ;
- Concevoir et/ou conduire les études de programmations d’opération de travaux (construction, réhabilitation, restructuration, extension), en interne ou sous marché de programmiste, AMO ou Bureau d’Etudes Techniques (BET) ainsi que les documents qui participent à la constitution du dossier de consultation des concepteurs (ou conduire les études de programmation par un AMO externe le cas échéant) ;
- Mener les études d’expertises nécessaires au projet (relevé de géomètre, étude de sol, diagnostic amiante…) ;
- S’assurer de la prise en compte de la réglementation en vigueur : ERP, sécurité, amiante, etc. ;
- Elaborer les pièces administratives, techniques et graphiques constitutives des dossiers de consultation des marchés de maitrise d’œuvre et marchés annexes ;
- Analyser les offres et rédiger les rapports.
Conception du projet :
- Conduire l’ensemble des études pour les opérations relevant de marchés de maîtrise d’œuvre avec ou sans concours, marchés de maîtrise d’œuvre en procédure adaptée, marchés subséquents ;
- Réceptionner les phases d’études et de préparation des consultations d’entreprises, piloter la procédure de passation des marchés de travaux et prestations connexes nécessaires ;
- Piloter l’action du maître d’œuvre et des prestataires connexes et préparer les pièces constitutives des dossiers de consultation des entreprises avec ces derniers ;
- Dans le cas de maitrise d’œuvre interne, élaborer les pièces administratives, techniques et graphiques constitutives des dossiers de consultation des entreprises travaux, analyser les offres et rédiger les rapports.
Réalisation du projet :
- Procéder à l’engagement et au suivi des travaux ;
- Assurer la réception des travaux et la clôture des opérations (levées de réserves et garantie de parfait achèvement) ;
- Accompagner le service en charge du contentieux et des sinistres en tant que référent technique ;
- Recueillir les éléments permettant la tenue à jour des bases patrimoniales (DOE, DIUO…) ;
- Participer à l’élaboration des ratios sur la base des projets réalisés.
Pilotage, coordination, communication du projet, veille réglementaire et expertise :
- Assurer le montage des opérations et proposer les procédures à mettre en œuvre ;
- Piloter les opérations et assurer la coordination de l’ensemble des intervenants concourant à leur bonne mise en œuvre ;
- Assurer la conduite des projets avec l’ensemble des partenaires (maître d’œuvre, bureaux d’études, utilisateurs, entreprises…) dans le respect des procédures administratives et réglementaires et veiller au respect des engagements à toutes les étapes de l’opération ;
- Rendre compte de façon régulière de l’avancement des projets ;
- Assurer la traçabilité des opérations réalisées dans les outils de référence (élaboration des tableaux de bord correspondants, instruction PILOTE) ;
- Effectuer la veille dans les différents domaines de réglementation concernés par le poste notamment les référentiels pédagogiques en lien avec le Département Pilotage et Equipements ;
- Apporter conseil en matière environnementale et de développement durable (économie énergie, gestion de l’eau, etc).
Gestion administrative et financière :
- Assurer le suivi des autorisations et des procédures administratives et réglementaires ;
- Traduire les demandes exprimées en estimant les coûts ;
- Contribuer à la préparation budgétaire en communiquant les montants estimés des dépenses liées à ces opérations ;
- Rédiger les notes et documents divers (revue de projet, rapport, cahier des charges, etc) ;
- Assurer la rédaction des délibérations ;
- Anticiper la gestion de l’ensemble des marchés et commandes nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets et contrôler le service fait ;
- Maîtriser rigoureusement l’évolution des dépenses, garantir la gestion financière de l’opération ;
- Piloter des opérations travaux réalisées par les entreprises via les Accords-Cadres Travaux (volets administratifs, techniques et financiers) ;
- Piloter et lancer les concours/marchés de maitrise d’œuvre (rédaction/instruction/RAO/exécution) ;
- Piloter et lancer les marchés spécifiques de travaux et annexe (rédaction/instruction/RAO/ exécution).
Transversalité/principes de fonctionnement :
Le Service Projets s’appuie sur la connaissance patrimoniale de la subdivision du territoire concernée, et l’associe aux études. Il assure la complétude des tableaux de bord et outils internes mis en place par le Département Pilotage et Equipements et participe aux missions transversales et thématiques pilotées par le Département Pilotage et Equipements.
Diplôme : Bac + 5 ou expérience significative
Expérience Professionnelle requise sur ce type de poste : entre 3 et 5 ans
Connaissances institutionnelles, en marchés publics, en conduite de projets
Conduite de réunion
Capacité d'animation de réseaux
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité de coordination
Capacité de synthèse
Capacité rédactionnelle
Maîtrise du domaine patrimonial
Autonomie
Diplomatie
Disponibilité
Force de proposition
Ouverture d'esprit
Qualités organisationnelles
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Permis B exigé
Complexités relationnelles
Déplacements fréquents
Travail sur écran