Responsable de service Courrier (H/F)

Contexte du poste

Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles.

Au cœur du processus décisionnel de l’institution, il organise le fonctionnement de l’assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles.

Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l’institution.

Garant de l’acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d’expédition et d’affranchissement des courriers permettant d’articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d’un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.

Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
Un service « Assemblées » qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d’élus
Un service « Interface et Appuis fonctionnels» qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l’institution et le courrier du Président d’une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d’autre part
Un service « Courrier » qui assure la gestion des courriers "entrants et sortants".

Finalité du métier

Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Il assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multi-sites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier

Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ,
Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ,
Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ,
Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ,
Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ,
Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ,
Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ,
Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ,
Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ,
Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ,
Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ,
Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre ,

Activités spécifiques

-Piloter et accompagner le déploiement et l’évolution continue du logiciel Elise et son suivi opérationnel : mise en œuvre des procédures de dématérialisation, « parapheur numérique »
-Formaliser et optimiser les circuits et procédures de traitement des courriers entrants en lien avec les Directions et entités concernées
-Contribuer au pilotage et à la mise en œuvre des projets transversaux de dématérialisation des flux documentaires de la collectivité

Profil

Diplômes : Bac + 5

Expérience avérée en management

Profil requis :
Connaissance du logiciel ELISE souhaitée
Expérience souhaitée en management
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Autonomie
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité de coordination
Capacité rédactionnelle
Diplomatie
Disponibilité
Force de proposition
Ouverture d'esprit
Qualités organisationnelles
Capacité d'adaptation
Capacité de synthèse
Capacité à réaliser des tableaux de bord de pilotage et de suivi
Rigueur

Conditions de travail

-Contrainte(s) horaire(s) :
Présence matinale ponctuelle (en encadrement/appui du secteur arrivées/départs)

-Contrainte(s) de mobilité :
Management multi-site (déplacements périodiques à Amiens)