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Direction fonctionnelle rattachée au Directeur Général des Services, le Secrétariat Général assure des missions transversales à destination des services, du Cabinet et des élus (Présidence, Exécutif, Présidents de commission thématique, groupes).
Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.
Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
-Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
-Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
-Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants."
Placé sous l’autorité du/de la Responsable du Service Interface et Appui Fonctionnel, les missions de l'assistant administratif pourront notamment porter sur :
• Matérialisation des documents et notes arrivés dans Elise ;
• Retranscription des consignes dans Elise ;
• Mise en signature ;
• Gestion du courrier physique.
Ces missions imposent la présence sur site, au siège à Lille.
Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.
Assurer la réception et l’expédition des correspondances (tri, enregistrement, ventilation…)
Numériser l’ensemble des correspondances
Organiser les collectes et les distributions
Saisir, éditer dans l’outil logiciel les étiquettes et bordereaux
Assurer la mise sous pli et l’affranchissement des envois
Contribuer à la gestion des consommables utiles aux envois postaux
Assurer un accueil physique et téléphonique de 1er niveau
Accompagner le prestataire de service dans la réception et l’envoi des correspondances
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier d’Elise ;
• De la rigueur, de l’autonomie et un sens de l’organisation ;
• Une aptitude à travailler en équipe et en transversalité avec différents interlocuteurs ;
• Une pratique stricte de la confidentialité.
CDD d'une durée d'1 mois (date de démarrage le plus rapidement possible)
Horaire : 35 h / semaine
Salaire : 1 854,56 € brut
Avantages :
Titres restaurant
Remboursement à la hauteur de 75 % des abonnements aux transports publics (RATP, SNCF)