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Le Service de coordination de pôle placé sous l’autorité du DGA, a pour mission principalement :
-de piloter les budgets, le processus "délibératif" et le processus "commande publique" des directions du pôle ;
-d’analyser les documents soumis à la validation du DGA (demandes de transferts, délibérations, autorisations de lancement de consultation, règlements de consultation, rapports d’analyse des offres) ;
-de valider les engagements comptables ;
-d’apporter au DGA, et aux directions le cas échéant, une fonction de conseil et d’expertise.
Prendre en charge toutes les opérations administratives et/ou financières nécessaires à l’avancement des dossiers qui lui sont confiés dans son secteur d’activité.
Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention ,
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…)
Assurer un suivi des actions mises en place ,
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille ,
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail ,
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations ,
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention ,
Participer au classement des dossiers et à l'archivage ,
Participer en appui au chargé de mission délibératif au suivi des instances et de l'évolution des délibérations.
Piloter le processus de validation ( bons de commande, notification & signature) des directions référentes.
Vérification des états récapitulatifs des dépenses et mise en signature du payeur.
Assurer l'appui du secrétariat en lien avec le responsable de service.
Participer en appui au responsable du service à l’exécution budgétaire le cas échéant ( création de mandat, de titre, d’engagement ou de bon de commande …)
Maîtrise des logiciels suivants : ELISE, ASTRE, ODIN
Discrétion
Rigueur
Bon relationnel, esprit d’équipe