Responsable de service SAF (H/F)

Contexte du poste

La Direction des Services de Transport (DST) pilote le service public régional de transport de voyageurs, compétence clé en interface directe avec les habitants des Hauts-de-France pour l’organisation :

- des services publics routiers interurbains et scolaires : 26 contrats/marchés et 1 régie, 240 000 voyageurs/jour, 12000 courses/jour, pour un budget de fonctionnement d’environ 415M€,
- des services publics ferroviaires régionaux : 1 contrat de concession, 1 convention gré à gré en cours de mise en concurrence (lot Dessertes parisiennes attribué en 2026, lancement de procédure Lille littoral imminent), 230 000 voyageurs/jour, 1 250 trains/jour, pour un budget de fonctionnement d’env. 850M€,
- et la programmation des investissements, 480M€/an dont 95% pour l’acquisition des matériels roulants ferroviaires et installations de maintenance, en lien étroit avec la SPL GAAM, structure partenaire en charge de la gestion des actifs et en appui à la mobilité en Hauts-de-France.

Dans la continuité de l'adoption du projet de Pôle Mobilités, Infrastructures et Ports, le regroupement des activités ferroviaires et routières au sein d'une même direction a clairement posé l'ambition : construire et valoriser une offre régionale intermodale, dépassant l'approche mode par mode, et travailler à la structuration d'un réseau unique de transport public régional impliquant de relever des défis liés à la distribution, à la communication, à la qualité de service et à l'information aux usagers.

Pour tendre vers cette ambition, la Direction des Services de Transport (DST) est structurée en trois départements :
- Pilotage et développement de l'offre de transport,
- Marketing, droits, et services aux voyageurs,
- Ingénierie administrative, financière et contractuelle.

En étroite collaboration avec les services et équipes en place, le/la responsable du Service Administratif et Financier :
- est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du/de la responsable du Département Ingénierie administrative, financière et contractuelle regroupant 2 services (Administratif et Financier, Ingénierie contractuelle) représentant un effectif total de 30 agents,
- encadre une partie de l’équipe située sur 2 des 5 sites de la direction, composée de -9 agents (3 cadres (A) et 6 gestionnaires (B)),
- est garant(e) de la fluidité et de la transversalité au sein de l’équipe, et avec les équipes des autres départements de la direction.

Finalité du métier

Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Il assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multi-sites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier

Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ,
Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ,
Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ,
Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ,
Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ,
Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ,
Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ,
Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ,
Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ,
Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ,
Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ,
Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre ,

Activités spécifiques

Le(la) responsable de service est chargé(e) d'assurer la gestion directe des personnels, de 2 des 5 sites de la Direction. A ce titre, il(elle) est amené(e) à superviser le travail quotidien et à évaluer les agents correspondants en concertation avec le chef de service adjoint.

Le(la) responsable de service est chargé(e) de :

- Proposer une stratégie budgétaire pluriannuelle de la direction en lien avec la Direction financière (DIRFI), et les deux autres départements de la direction, et veiller au respect de cette programmation validée,

- Elaborer le budget annuel en lien avec les deux autres départements et la Direction, et participer aux conférences budgétaires organisées par la DIRFI,

- Superviser la conception des outils de pilotage et de suivi des dépenses et des recettes,

- Vérifier la conformité des délibérations,

- Veiller au respect des délais de paiement et à la régularité des actes,

- Mettre en place un outil de planification et de suivi des délibérations, en tenant compte des échéances des marchés publics, délégations de service public, conventions, contrats d'objectifs de service public,

- Veiller au suivi financier des contrats, au calcul et au paiement des échéances (acomptes, soldes, révisions de prix), - Piloter la création d'un outil de recensement de l'ensemble des actes administratifs de la Direction,

- Harmoniser les pratiques de la direction en matière de délibérations, et de gestion des crédits, et veiller à la conception de procédures destinées à l'usage des collaborateurs de la direction,

- Instaurer, avec le responsable du service Ingénierie contractuelle, les conditions propices à un dialogue permanent, permettant le pilotage optimisé des contrats et des finances,

- Participer aux réunions avec les partenaires extérieurs,

- Elaborer, en lien avec la DIRFI, la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) et la Direction de l'Achat Public (DIRAP), une méthodologie permettant de faciliter les échanges et raccourcir les délais de validation des délibérations,

- Assurer l'intérim du responsable de département,

- Participer à l'élaboration des grands projets de la Direction, en apportant son analyse, son expertise budgétaire et ses conseils,

- Anticiper, développer et organiser les compétences-clés et les ressources humaines au regard des missions qui évoluent,

- Faciliter le travail des responsables de projet et/ou chargés de mission des trois départements, en leur permettant de travailler en transversalité avec l'équipe du SAF et sensibiliser son équipe sur la légitimité des demandes formulées par les responsables de projet et/ou chargés de mission,

- Piloter la mise en œuvre d'une nouvelle arborescence pour faciliter le classement des dossiers et l'archivage informatique du département.

Profil

Vous disposez de compétences managériales,
Votre expertise est reconnue dans le domaine administratif, financier et/ou budgétaire
Vous êtes discret, diplomate, disponible, et êtes apte à définir et maîtriser les délais
Force de proposition, vous êtes prêt à partager vos idées pour participer à l’amélioration des process et à l’innovation,
Vous faites preuve d’organisation et de rigueur,
Vous avez le sens du contact et le goût des négociations,
Vous savez construire et suivre des tableaux de bord de pilotage complexes et de suivi,
Vous avez une expérience affirmée dans les outils financiers de la Région (ASTRE, CEDRE, ODIN, ELISE)
Vous maîtrisez les outils Excel, Powerpoint, Elise

Conditions de travail

Complexités relationnelles

Déplacements fréquents

Management multi-sites

Multiplicité des lieux d’intervention

Travail sur écran