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Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles. Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.
Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
-Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
-Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
-Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part
-Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants."
Le poste d'assistant de direction est positionné auprès du Vice-Président chargé de l’Éducation et des Lycées.
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Assurer un rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
-Organiser la vie professionnelle du Manager ( gérer l’agenda, organiser les déplacements réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques. assurer le classement et l'archivage des dossiers)
-Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
-Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus
-Assurer un suivi des actions validées en réunion
-Filtrer et Relayer les éléments d'aIerte au manager ;
-Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l'entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l'entité)
-Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture. respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)
-Assurer l'accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages)
-Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés Travailler en équipe
-Participer au bon fonctionnement et déroulement du quotidien de la vice-présidence en lien avec le Conseiller technique
Parfaite maîtrise des techniques d'assistanat de direction : pilotage d'agendas complexes, optimisation des déplacements et gestion des flux d'accueil.
Maîtrise des logiciels ELISE, ODIN, Outlook et Excel
Forte réactivité, efficacité opérationnelle et garantie d'une discrétion absolue.
CDD d'une durée de 3 mois (date de démarrage le plus rapidement possible)
Horaire : 35 h / semaine
Salaire : 1 854,56 € brut
Avantages :
Titres restaurant
Remboursement à la hauteur de 75 % des abonnements aux transports publics (RATP, SNCF)