Responsable de service (H/F)

Présentation de la direction

La Région compte environ 9 000 agents dont deux tiers travaillent quotidiennement dans les 269 établissements publics régionaux d'enseignement ainsi qu'au CREPS (Centre de ressources, d'expertise et de performance sportive), et un tiers dans les services administratifs et les ports de Boulogne-sur-Mer et de Calais (la Région, propriétaire de ces ports, gère, entretient et aménage les infrastructures). Les services administratifs de la Région sont implantés à Lille (où est situé le siège de Région), à Amiens et sur d'autres sites décentralisés sur l'ensemble du territoire (via notamment les antennes territoriales). La Direction Soutien et Performance Opérationnels (DSPO) est rattachée au Directeur Général Adjoint du pôle Compétences et accompagnement interne (PCAI). Elle a un rôle transversal essentiel d'appui à la performance des politiques publiques et de l'organisation régionale. Dans ce contexte, elle accompagne et collabore au quotidien avec les directions support et opérationnelles et contribue activement à l'ensemble des dispositifs qui concourt à l'amélioration de la performance globale et de l'efficacité opérationnelle.  Les missions de la direction : 

-    Aider au pilotage stratégique, conforter le pilotage opérationnel, mesurer la performance de l'action régionale, optimiser l'utilisation des ressources, appuyer la maîtrise des dépenses publiques, notamment par le co-pilotage du plan d'économies, et déployer l'outillage ad hoc auprès des différents acteurs.

-    Assurer le suivi, l'analyse, l'évaluation et la mesure de performance des politiques publiques régionales, suggérer des pistes d'amélioration et vérifier leur mise en application. 

-    Collaborer à la mise en place d'un plan de gestion des risques global en contribuant au renforcement du contrôle interne par son action continue auprès des directions pour identifier et analyser les risques inhérents à leurs activités, déterminer les mesures préventives de contrôle correspondantes et garantir leur mise en place, prendre en compte les recommandations issues des audits ou des juridictions financières.

-    Assurer une gestion et un suivi méthodique et rigoureux des processus, procédures, risques et plans de prévention associés.

-    Animer, piloter et accompagner des démarches de transformation opérationnelle, de simplification administrative, d'évolution organisationnelle, avec comme préoccupation première de fluidifier le travail au sein de la collectivité, de gagner en efficacité, de maintenir et d'améliorer la qualité du service rendu, en interne comme en externe.

-    Proposer et mettre en œuvre des solutions technologiques, visant à améliorer la performance et l'efficacité opérationnelle (l'Intelligence Artificielle, par exemple).

-    Accompagner les directions à concevoir des services ou politiques publiques efficaces, adaptées aux besoins, proches des réalités de terrain , Co-construire, avec elles, des dispositifs d'aides régionales dématérialisés et simplifiés.

-    Assurer l'administration fonctionnelle de la plateforme des Aides et Subventions (" PAS ") et assister les utilisateurs. -    Contribuer à la mise en place d'une gouvernance des données garantissant une gestion efficace, sécurisée et conforme des données, pour une utilisation optimale dans la prise de décision.

-    Accompagner les services dans l'appropriation et l'utilisation collaborative des données mises à disposition.

-    Impulser le développement d'une culture de la performance et du résultat, de la qualité de service.

Pour mener à bien ses missions, la direction est organisée ainsi :

-    Un directeur et un directeur adjoint,

-    Un pool administratif composé d'une assistante de direction et de trois gestionnaires administratifs,

-    Un service Contrôle de gestion et Evaluation,

-    Un service Transformation, Simplification et Contrôle interne,

-    Un service DATA et Plateforme des aides. Présentation du service DATA et Plateforme des aides.

Présentation du service DATA et Plateforme des aides

Les missions du service se déclinent sur les domaines suivants :
-    Contribution au pilotage stratégique de gestion des aides publiques et d'aide à la décision.
-    Mise en œuvre de démarches de simplification et de dématérialisation des dispositifs de politiques publiques ; administration fonctionnelle de la plateforme des aides et subventions régionales « PAS ».
-    Stratégie et gouvernance DATA et IA.
-    Outils de soutien à la performance et amélioration continue.
-    Contributions transversales, coordination, animation.
Pour mener à bien ses missions, le service est constitué
-    D'une cellule « Aides (PAS) » composée de 2 responsables de projet et de 2 gestionnaires d'études et de SI
-    D'une cellule « Données » composée d'un responsable de projets, d'un gestionnaire de données, de deux responsables de projet DATA (DATA manager), d'un gestionnaire d'études et d'un administrateur de bases de données.
Les missions du service :
Pilotage et dématérialisation des dispositifs de politiques publiques de la collectivité :
-    Assurer l'administration fonctionnelle de la plateforme des Aides et Subventions de la Région (« PAS ») et des interfaces associées, notamment entre PAS et ASTRE GF (progiciel de gestion financière utilisé par la Région) pour la création des opérations, des tiers, des domiciliations bancaires, des affectations, engagements, liquidations et mandats).
-    Assister les utilisateurs (internes, voire externes) et animer le réseau des référents « PAS » issus des directions métiers.
-    Dématérialiser les dispositifs d'aides et subventions régionales sous forme de téléprocédures simplifiées et les mettre en ligne sur la plateforme « PAS », en respectant l'objectif de simplification pour les usagers
o    Accompagner les directions métiers pour l'expression de besoin, en animant des ateliers dédiés
o    Rédiger les spécifications fonctionnelles et les matrices de développement de leurs dispositifs de politiques publiques, destinées à la Direction des systèmes d'information (DSI).
o    Intégrer les règles et bonnes pratiques définies au sein de la collectivité en matière de simplification.
o    Accompagner les directions dans la phase de recette des dispositifs développés, avant mise en ligne officielle et ouverture aux usagers.
o    Garantir le respect du calendrier de mise en ligne fixé par les directions métiers et par la direction générale et correspondant à l'agenda politique.
o    Mettre en place la traçabilité des actions conduisant à la création ou l'évolution d'un dispositif de politique publique, pour rendre compte de l'activité via un reporting adapté auprès de la Direction générale.
-    Contribuer à la simplification des dispositifs régionaux par la recherche permanente et la mise en œuvre de pistes d'amélioration et de solutions y concourant (projet « Dites-le Nous une fois » afin de réduire le nombre de pièces demandées à l'usager, langage FALC, etc.), en s'appuyant d'une part sur l'expertise et la connaissance des possibilités du logiciel support de la plateforme, d'autre part sur un dialogue partenarial et une collaboration active avec le service Transformation, Simplification et contrôle interne, la Direction des systèmes d'information et les métiers concernés. 
-    Produire les outils de reporting nécessaires aux directions pour piloter leurs dispositifs et assurer le reporting commenté hebdomadaire des aides et subventions pour le Président.
-    Alimenter régulièrement les collègues du service Transformation, Simplification et contrôle interne pour préparer les revues de simplification/pôle destinées à la Direction générale.
-    Travailler en étroite collaboration avec la direction en charge de la proximité et des services aux publics, qui gère l'accueil usagers (physique et téléphonique) ainsi que la mise en œuvre et le versement des aides individuelles.
-    Etre l'interface entre les directions métiers, la Direction des systèmes d'information (qui gère la plateforme « PAS » sous l'angle technique et assure les développements informatiques), et l'éditeur de la solution logicielle.
-    Etre en veille constante sur l'évolution des fonctionnalités offertes par la solution logicielle, support de la plateforme des aides et subventions « PAS » ; être connecté au « club utilisateurs de la solution ».
Stratégie et gouvernance DATA et IA interne :
La donnée est une ressource stratégique et un actif précieux pour la collectivité, notamment dans l’optique du déploiement de la Feuille de route IA de la collectivité. Son utilisation est un levier incontournable pour améliorer l'efficacité, la transparence et la qualité de l'action publique et des services délivrés. Le besoin est de pouvoir disposer de données justes et fiables, définies et calibrées, exploitables, partagées (publique ou privée, selon des échelles à définir) et protégées afin d'éclairer les orientations et décisions à prendre. Cette cellule y contribue activement.
-    Proposer et mettre en œuvre une stratégie data et une feuille de route pour les 3 années à venir, en lien transversal avec les directions parties prenantes (Agence Hauts-de-France 2020-2040, Direction des systèmes d'information, métiers et support).
-    Participer à la coordination des financements FEDER liés aux projets retenus dans cette feuille de route, en lien avec la Mission Transition Numérique (MTN).
-    Proposer un modèle de gouvernance de la donnée répondant notamment à 4 enjeux principaux :
o    Donner une perspective de la gestion de l'argent public
o    Faciliter la prise de décisions et le pilotage de l'action publique
o    Respecter le cadre règlementaire (RGPD, Loi Lemaire, etc.)
o    Définir un cadre de référence interne de la gestion de la donnée (politique et objectifs, exigences, règles, organisation, instruction, sécurisation).
-    Sécuriser et enrichir les sources d'information alimentant les entrepôts de données et le système d'information décisionnel de la collectivité, tout en veillant à l'exhaustivité, la fiabilité, la qualité des données nécessaires au pilotage.
-    Sensibiliser les agents à la culture de la donnée ; Accompagner les services dans l'appropriation et l'utilisation collaborative des données mises à disposition, en démontrer l'intérêt.
-    Mettre en place et animer un réseau autour de la donnée.
-    Développer un dialogue partenarial privilégié ainsi qu'une collaboration active avec les métiers détenteurs de systèmes d'information spécifiques et donc de sources de données (RH, Finances, Formation, etc.), l'Agence Hauts-de-France 2020-2040 et le SIG, la Direction des systèmes d'information (DSI).
- Pilotage et accompagnement de projets IA: Cadrage et évaluation technique des projets IA, Accompagnement méthodologique des directions métiers
•    Qualifier la faisabilité technique des cas d'usage IA identifiés par les directions métiers en analysant les prérequis data pour l’IA  (structuration des données, dimensionnement, disponibilité, qualité et volumétrie des données nécessaires)
•    Identifier les prérequis techniques (infrastructure, outils, compétences) et dimensionner les besoins pour les preuves de concept avec la DSI
•    Évaluer les solutions proposées par les prestataires et challenger les approches techniques (pertinence algorithmes, architectures, métriques)
•   Pilotage des expérimentations et preuves de concept
•    Sensibiliser aux limites techniques de l’(IA et aux risques d’usage 
•    Assurer le suivi de la qualité des données mobilisées dans les projets IA
Contribution au pilotage stratégique, outils de soutien à la performance et amélioration continue :
-    Etre en appui au pilotage financier, au contrôle de gestion et à l'évaluation des politiques publiques.
-    Produire et assurer le reporting hebdomadaire et éléments d'analyse destinés au Président, Cabinet et l'équipe de Direction générale, et la coordination de la planification.
-    Produire et diffuser des outils de reporting et des livrables (requêtes, tableaux de bord) adaptés aux besoins des différents acteurs et instances de gouvernance (exécutif, directions et direction générale), issus de croisement de données, du Système d'information décisionnel ou des différents entrepôts de données métiers
-    Structurer et poursuivre la gestion centralisée de référentiels, pour faciliter l'exploitation, l'analyse et le pilotage, y compris référentiels budgétaires et financiers (gestion des arborescences de gestion du budget en lien avec la Direction des Finances (arborescence des programmes et opérations), élaboration de requêtes financières nécessaires à l'analyse financière).
-    Mettre en place et maintenir les axes d'analyses sur la gestion financière et en extraire les données à des fins de pilotage de l'institution (géographie, filières, projets, contrats, patrimoine, codification des établissements d'enseignement, dispositifs de politiques publiques, REV 3 etc.) . Les axes d'analyses permettent en effet d'avoir une vision analytique de l'ensemble du budget et des dépenses de la collectivité. Ils sont au cœur de l'analyse financière et du reporting financier de la collectivité.
-    Alimenter, enrichir et sécuriser le Système d'Information Décisionnel (BOWI, Business Object Web Intelligence, Décideo) et les outils de pilotage décisionnel.
-    Structurer, contrôler et analyser de la donnée nécessaire au pilotage.
Contributions transversales, coordination, animation :
-    Contribuer, piloter des projets transversaux complexes, ou poursuivre les opérations engagées, ayant trait à la plateforme des aides et subventions (renouvellement de marché public par exemple) ou à la donnée (Open DATA, Intelligence artificielle, Système d'information décisionnel, etc.).
S'investir dans l'étude de solutions technologiques, visant à améliorer la performance globale et l'efficacité opérationnelle.
Intégrer les dimensions RGPD, éthique et sécurité dans ces projets.
-    Etre appui et soutien continu auprès des directions opérationnelles et support, les équipes SAF (services administratifs et financiers, au sein des directions) et SCP (services de coordination de pôle, auprès des DGAs).
Contribuer aux activités des autres services de la DSPO, en se positionnant comme un tiers de confiance qui favorise la mise à disposition et l'accès aux données adaptées aux études, analyses ou besoins statistiques (contrôle de gestion, évaluation, simplification, contrôle interne).