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Rattachée au pôle Education-Lycées, la direction équipements et patrimoine lycées est composée d’un département administratif et financier et de 3 départements opérationnels : le département programmation, études et équipements, le département construction et gestion patrimoniale et le département rénovation et maintenance en régie.
Le département « construction et gestion patrimoniale » prend en charge les opérations de constructions, de rénovation, et de réparation des bâtiments régionaux. Il est composé de 9 antennes régionales. Le poste de responsable de projet est positionné au sein de l’antenne de Clermont.
La présente fiche de poste concerne le poste de responsable de projet, rattaché hiérarchiquement au responsable de service.
Conduire des projets stratégiques de la Collectivité, ou un portefeuille de projets, ou une succession durable de projets qui lui sont délégués. En anticipant les risques, assurer la responsabilité de la mise en œuvre du/des projets en termes d’objectifs, de coûts et de délais.
Contribuer à la sécurisation de l’Institution en mettant en oeuvre les processus définis pour la conduite de projets et assurer l’interface avec l’instance de coordination des projets de l’administration.
- Assurer l’ingénierie et le pilotage des projets confiés (analyse de l’opportunité et sa faisabilité, conception des scenarii et du plan d’action, mise en oeuvre et suivi des actions, évaluation et
capitalisation) en lien avec les parties prenantes.
- Définir, en lien avec les acteurs compétents, les modalités d’accompagnement des changements induits par le(s) projet(s) et assurer un appui à leur mise en œuvre.
- Manager fonctionnellement l’équipe dédiée au(x) projet(s).
- Favoriser la coopération des parties prenantes en assurant la mise à disposition des informations liées au(x) projet(s), et en s’appuyant sur les outils collaboratifs.
- Formaliser des documents/outils d’aide à la décision et de pilotage du/des projet(s) (note de cadrage, cahier des charges, tableaux de suivi, tableaux de bord, rapport d’évaluation, rapport de
capitalisation,…).
- Dans une dynamique d’anticipation, évaluer les impacts et risques des actions menées, et proposer des mesures préventives et/ou correctives.
- Préparer et animer les instances du/des projet(s).
- Rendre compte à la gouvernance du/des projet(s), l’alerter sur les risques de déviance particulièrement en termes de qualité, coûts, délais.
Il conduit l’ensemble des opérations (pilotage, reporting...) nécessaires à l’étude, au développement et à la réalisation d’un projet.
Réalisation des pré-études :
- Accompagner et travailler en mode projet sur les aspects techniques et financiers avec le pôle lycées et les autres pôles en charge des politiques publiques.
Démarrage des études opérationnelles :
Réaliser des études opérationnelles techniques d’opportunité, de faisabilité, de localisation et d’expertises nécessaires au projet (relevé de géomètre, étude de sol, diagnostic amiante…).
Conception du projet :
- Reprendre et conduire l’ensemble des études au plus tard, en phase APD pour les projets relevant de concours, conduire l’ensemble des études pour les opérations relevant de maîtrise d’œuvre sans concours, marchés de maîtrise d’œuvre en procédure adaptée ou opération conduite en maîtrise d’œuvre interne. Dans ce dernier cas. élaborer les pièces administratives, techniques et graphiques constitutives des dossiers de consultation des entreprises.
Réalisation du projet :
- Contribuer à l’élaboration du Plan Pluriannuel d’Investissement et à sa réalisation.
- Assurer le montage des opérations et proposer les procédures à mettre en œuvre ; assurer la conduite des projets avec l’ensemble des partenaires (maître d’œuvre, bureaux d’études, utilisateurs, entreprises…) dans le respect des procédures administratives et réglementaires et veille au respect des engagements à toutes les étapes de l’opération.
- Réceptionner les phases d’études et de préparation des consultations d’entreprises, piloter la procédure de passation des marchés, procéder à l’engagement et au suivi des travaux.
- Assurer la réception des travaux et la clôture des opérations (levées de réserves et garantie de parfait achèvement).
- Accompagner le service en charge du contentieux et des sinistres en tant que référent technique.
- Recueillir les éléments permettant la tenue à jour des bases patrimoniales (DOE, DIUO…).
Pilotage, coordination et communication du projet :
- En phase opérationnelle des projets, en assurer le pilotage ainsi que la coordination de l’ensemble des intervenants concourant à leur bonne mise en œuvre.
- Rendre compte de façon régulière de l’avancement des projets notamment auprès des pôles en charge des politiques publiques mais également aux utilisateurs avec lesquels il est en relation régulière.
- Participer au dialogue individualisé avec les EPLE en tant que référent technique.
Gestion administrative et financière :
- Assurer le suivi des autorisations et des procédures administratives et réglementaires.
- Traduire les demandes exprimées en en estimant les coûts.
- Contribuer à la préparation budgétaire en communiquant les montants estimés des dépenses liées à ces opérations.
- Assurer la préparation, la passation et la gestion de l’ensemble des marchés et commandes nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets et contrôle le service fait.
- Maîtriser rigoureusement l’évolution des dépenses notamment en cas de modifications. Il garantit la gestion financière de l’opération.
Diplôme : Bac + 5
Expérience Professionnelle requise sur ce type de poste : entre 3 et 5 ans
Compétences
Connaissances institutionnelles, en marchés publics, en conduite de projets
Conduite de réunion
Capacité d'animation de réseaux
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité de coordination
Capacité de synthèse
Capacité rédactionnelle
Maîtrise du domaine patrimonial
Diplomatie
Disponibilité
Force de proposition
Ouverture d'esprit
Qualités organisationnelles
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Permis B exigé
Mobilité régulière sur le territoire régional
Eléments complémentaires à la rémunération :