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Assistant de direction auprès des présidents de commission n°3 et n°10 (H/F)

Secrétariat général

Rattachement fonctionnel : Cellule des collaborateurs d'élus

Lieu de Travail Lille
Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 11/12/2021
Réf. 211011-34919

Contexte du poste

La Région Hauts de France est née au 1er janvier 2016, suite à la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre.

 

La Région compte désormais près de 9 000 agents répartis sur plusieurs sites différents : services centraux à Lille et Amiens, services déconcentrés sur le territoire, lycées, ports.

 

L’assemblée est composée de 170 conseillers régionaux issus des élections des 20 et 27 juin 2021 et l’exécutif comprend à côté du Président du Conseil Régional, 15 Vice-Présidents en charge d’une thématique. 

 

Le poste d’assistant/assistante de direction est positionné auprès des Présidents de la commission n°3 « Transports, grandes infrastructures de transport, économie portuaire, affaires maritimes » et n°10 « Agriculture et agroalimentaire ».

Finalité du métier

Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités du métier

Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement des dossiers) ;

Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ;

Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ;

Assurer un suivi des actions validées en réunion ;

Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ;

Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ;

Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ;

Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ;

Profil

Profil Requis :

- Autonomie

- Capacité d'adaptation

- Capacité rédactionnelle

- Capacité à travailler en équipe

- Discrétion

- Maîtrise de l'outil informatique

- Maîtrise des techniques de secrétariat

- Méthodique

- Sens du contact et qualités relationnelles confirmées

 

Expériences:

-Domaine du secrétariat et de l'accueil d'une durée inférieure à 3 ans

Conditions de travail

Contraintes horaires:

-Amplitude horaire

 

Contraintes de mobilité:

-Mobilité sur le territoire

 

Expositions aux risques:

Contact avec un public difficile

Travail sur écran

 

Confidentialité / disponibilité

Résidence administrative : Lille

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