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Assistant(e) auprès de Conseillers Régionaux Délégués (H/F)

Secrétariat général

Rattachement fonctionnel : Cellule des collaborateurs d'élus

Lieu de Travail Lille
Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 27/12/2021
Réf. 211028-34948

Contexte du poste

La Région Hauts de France est née au 1er janvier 2016, suite à la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre.

 

La Région compte désormais près de 9 000 agents répartis sur plusieurs sites différents : services centraux à Lille et Amiens, services déconcentrés sur le territoire, lycées, ports.

 

L’assemblée est composée de 170 conseillers régionaux issus des élections des 20 et 27 juin 2021 et l’exécutif comprend à côté du Président du Conseil Régional, 15 Vice-Présidents en charge d’une thématique.

 

Le poste d’assistant/assistante de direction est positionné auprès de la conseillère déléguée aux « aides aux communes rurales » et auprès du conseiller délégué à l’ « orientation ».

Finalité du métier

Apporter un appui permanent au manager (Elue, responsable de Pôle, directeurtrice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités du métier

Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés ,

Profil

- Confidentialité / disponibilité

- Autonomie

- Capacité d'adaptation

- Capacité rédactionnelle

- Capacité à travailler en équipe

- Discrétion

- Maîtrise de l'outil informatique

- Maîtrise des techniques de secrétariat

- Méthodique

- Sens du contact et qualités relationnelles confirmées

Expérience dans le domaine du secrétariat et accueil d'au moins 3 ans

 

Conditions de travail

Mobilité sur le territoire et amplitude horaire

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