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Chargé d'information - Antenne de Saint-Quentin (H/F)

Direction des antennes régionales et de la relation aux usagers

Rattachement fonctionnel : Antenne régionale de Saint Quentin

Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 05/12/2021
Réf. 211103-33634

Contexte du poste

Positionné dans chaque antenne régionale, le-la Chargé-e d’Information aura pour mission d’assurer une réponse téléphonique de qualité à toute demande portant sur les aides régionales, tout en participant à la gestion locale de l’antenne de proximité par l’accueil, le conseil et l’instruction en direct des dossiers de demande d’aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).

1. Une réponse de qualité :
Garantir une réponse efficiente et de qualité à toute demande portant sur les aides individuelles régionales instruites par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (1er niveau)
Assurer un suivi qualitatif des réponses apportées pour les autres aides régionales en assurant une parfaite transversalité avec les directions opérationnelles en charge de ces aides (2ème niveau)

2. Une présence active au plus proche des territoires :
Participer à l’accueil et à l’information du public sur les dispositifs d’intervention du Conseil Régional et des autres acteurs publics
Accompagner les demandeurs d’aides régionales dans l’élaboration de leur dossier
Contribuer au fonctionnement administratif de l’antenne de proximité

Finalité du métier

Assurer l'accueil téléphonique du public au sein d'une plateforme sur des dispositifs mis en œuvre par la collectivité.
Apporter une réponse adaptée et assurer le suivi administratif des aides attribuées.

Activités du métier

Respecter la charte d'accueil téléphonique
Assurer un accueil téléphonique
Analyser et qualifier la demande des interlocuteurs
Assurer une réponse adaptée en s'appuyant sur les personnes référentes le cas échéant
Traiter les courriels (site hautsdefrance.fr) et les courriers de premier niveau sur les aides régionales
Transmettre ou demander les informations aux instructeurs
Gérer les demandes sensibles et alerter en cas de problèmes relationnels le cas échéant
Concevoir et gérer des outils de suivi
Assurer le suivi administratif des demandes à l'aide des logiciels spécifiques
Détecter et anticiper les dysfonctionnements en chaîne récurrents sur les dossiers, les logiciels et les prestataires

Activités spécifiques

Renseigner les dispositifs d’intervention du Conseil Régional et de ses partenaires institutionnels
Dispenser des informations générales sur la Région et sur les événements organisés par cette dernière
Promouvoir l’image et les actions de la Région sur les territoires, notamment dans le cadre des antennes régionales mobiles
Accueillir physiquement le grand public, le conseiller et l’accompagner dans ses démarches administratives
Traiter les appels téléphoniques, les emails sur les boîtes mails dédiées et les courriers
Promouvoir les dispositifs d'aides de la Région sur les territoires par le biais de l'antenne mobile et des sorties annexes (salons, lycées ...)

Profil

Niveau Bac
Expérience souhaitée dans l’accueil et l’analyse des demandes et l’accompagnement des usagers
Permis B
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité à définir et maîtriser les délais
Confidentialité
Connaissance des institutions publiques
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur
Sens des relations humaines et du travail de groupe

Conditions de travail

Amplitude horaire
Contact avec un public difficile
Contraintes posturales
Gestes répétitifs
Travail sur écran
Ouverture de la plateforme téléphonique de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi avec 2 équipes sur le principe du roulement par semaine
Des missions de proximité sont à assurer au sein du territoire de rayonnement de l’antenne

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