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Responsable de service adjoint - Service Déplacements (H/F)

Direction des moyens institutionnels

Rattachement fonctionnel : Service déplacements

Lieu de Travail Amiens
Filière Administrative ; Technique
Catégorie A
Fin de publication 01/03/2022
Réf. 211217-34821

Contexte du poste

Le Pôle Supports Techniques regroupe la Direction du Patrimoine Immobilier (DPI), la Direction des Moyens Institutionnels (DMI), la Direction Accueil et Gestion des Manifestations (DAGM) et la Direction de la Sécurité Sûreté et Gestion des Risques (D2SGR).

La Direction des Moyens Institutionnels est composée de services d'appui qui, dans le cadre de leurs compétences, doivent permettre le bon fonctionnement de la collectivité et, dans le respect des règles, doivent faciliter auprès des services opérationnels, supports et des élus la réalisation de leurs missions dans les conditions optimales.

Cette direction assure les principales missions suivantes :
- la gestion des moyens logistiques (nettoyage, gestion des stocks, achats, fournitures et mobilier, imprimerie) et des déplacements (parc de véhicules, billetterie, chauffeurs,…);

 -la documentation et la gestion de la presse ainsi que la conservation et la gestion des archives régionales ;
-le suivi des obligations environnementales réglementaires pour la collectivité (Plan de Mobilité Employeur, Plan déchets, Bilan carbone…).
-La mise à disposition de véhicules aux demandeurs d’emploi  (pour faciliter leur accès ou leur retour à l’emploi) ainsi qu’aux personnels de santé (pour faciliter leurs déplacements dans le cadre de la crise sanitaire)

Elle se décline en une équipe de direction à laquelle sont rattachés un secteur et quatre services :
-un secteur « En route pour l'emploi » ,
-un service Administratif et Financier ,
-un service Déplacements ,
-un service Documentation et Archives ,
-un service Logistique.

La présente fiche de poste concerne le poste d’adjoint au responsable de service déplacements.

En appui au responsable de service, il facilitera et sécurisa l’ensemble des déplacements professionnels des agents et des élus ;

Il contribuera à faciliter les déplacements professionnels des agents en transport en commun en mettant à leur disposition des billets ou cartes,
En tant qu’adjoint, il assumera ses responsabilités sur l’intégralité du périmètre d’intervention du service (gestion des déplacements nord et sud, secteur chauffeurs).

Par ailleurs, il devra assurer un relais managérial sur le site d’Amiens.

Finalité du métier

Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Il-elle assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multi-sites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier

Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ;
Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ;
Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ;
Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ;
Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ;
Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ;
Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ;
Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ;
Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ;
Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ;
Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ;
Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre ;

Activités spécifiques

En accord avec le responsable de service, il contribuera et pourra être responsabilisé sur les missions suivantes :

Renforcer le suivi du parc auto par la mise en place de tableaux de bord alimentant le tableau de bord de la Direction,
Sécuriser l'institution en matière de déplacements des agents (s'assurer de la détention des permis de conduire des utilisateurs, sensibiliser les agents à l'utilisation des véhicules à boite automatique)

Assurer le suivi de la maintenance des véhicules et des contrôles techniques en lien avec le prestataire de gestion de flotte,

Veiller à l’attribution des vignettes Crit’air,
Gérer et assurer le suivi des sinistres, des contraventions,
Veiller à la propreté des véhicules,
Mettre en œuvre le dispositif d’auto-partage,

Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés propres au domaine (maintenance des véhicules, assurance, achats des véhicules, billetterie),

Contribuer à la préparation du budget lié au service et assurer la certification des factures

Respecter les règles d'hygiène et de sécurité applicables aux locaux, aux véhicules et au personnel (de la collectivité et extérieurs).

Par ailleurs, il devra suppléer le responsable de service sur toutes ses missions en son absence.

Au-delà de l’appui à l’animation globale de l’équipe (sur les 2 sites), il devra plus particulièrement assurer la coordination du versant sud du service (site d’Amiens).

Il s’assurera notamment de la bonne transmission et application des consignes du service et de la Direction. Il assurera les retours d’information nécessaires.

Enfin, dans l’attente du recrutement d’un responsable de secteur « En route pour l’Emploi », il assumera la coordination du secteur « En route pour l’Emploi » et la fonction de régisseur du dispositif.

Profil

Qualités organisationnelles

Maitrise des outils informatiques

Maitrise de la commande publique
Rigueur
Réactivité face aux interventions imprévues et urgentes
Sens du contact et qualités relationnelles confirmées

Capacité au management d'équipe technique
Capacité à définir et maîtriser les délais

Capacité à travailler en équipe

Management multi-sites

Souplesse et diplomatie pour les relations avec toutes les directions, le cabinet, les élus

Permis B

Conditions de travail

Amplitude horaire possible

Déplacements fréquents entre Lille et Amiens

Travail sur écran

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