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Responsable de service adjoint - H/F Service Logistique

Direction des moyens institutionnels

Rattachement fonctionnel : Service logistique

Lieu de Travail Amiens
Filière Administrative ; Technique
Catégorie A
Fin de publication 01/03/2022
Réf. 211217-34822

Contexte du poste

Le Pôle Supports Techniques regroupe la Direction du Patrimoine Immobilier (DPI), la Direction des Moyens Institutionnels (DMI), la Direction Accueil et Gestion des Manifestations (DAGM) et la Direction de la Sécurité Sûreté et Gestion des Risques (D2SGR).

La Direction des Moyens Institutionnels (constituée à l'automne 2018) est composée de services d’appui qui, dans le cadre de leurs compétences, doivent permettre le bon fonctionnement de la collectivité et, dans le respect des règles, doivent faciliter auprès des services opérationnels, supports et des élus la réalisation de leurs missions dans les conditions optimales.
Cette direction assure les principales missions suivantes :
-la gestion des moyens logistiques (nettoyage, gestion des stocks, achats, fournitures et mobilier, imprimerie) et des déplacements (parc de véhicules, billetterie, chauffeurs,…);
-la documentation et la gestion de la presse ainsi que la conservation et la gestion des archives régionales ;
-le suivi des obligations environnementales réglementaires pour la collectivité (Plan de Mobilité Employeur, Plan déchets, Bilan carbone…).
-La mise à disposition de véhicules aux demandeurs d’emploi (pour faciliter leur accès ou leur retour à l’emploi) ainsi qu’aux personnels de santé (pour faciliter leurs déplacements dans le cadre de la crise sanitaire)

Elle se décline en une équipe de direction à laquelle sont rattachés un secteur et quatre services :
-un secteur « En route pour l’emploi » ;
-un service Administratif et Financier ;
-un service Déplacements ;
-un service Documentation et Archives ;
-un service Logistique.

En tant qu’adjoint, il assumera ses responsabilités sur l’intégralité du périmètre d’intervention du service (toutes missions et tous sites)

Par ailleurs, il devra plus particulièrement assurer un relais managérial sur le site d’Amiens.

Finalité du métier

Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Il-elle assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multi-sites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier

En lien avec le responsable de service dont il dépend, l’adjoint contribue à :

  • Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ;
  • Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ;
  • Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ;
  • Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ;
  • Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ;
  • Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ;
  • Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ;
  • Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ;
  • Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ;
  • Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ;
  • Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ;
  • Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre ;

Activités spécifiques

Le service Logistique comprend les secteurs suivants :

Achats, Stocks, coursiers sous la responsabilité d’un responsable de secteur. Ce secteur est réparti en trois fonctions :

  • Achats : sourcing et achat de fournitures de bureau, équipements de protection individuelle, mobilier, petit entretien… fonction comprenant 2 postes
  • Stocks : réception des livraisons, suivi des stocks (sur plusieurs sites), préparation des commandes. Fonction comprenant 8 postes
  • Coursiers: livraisons de courses sur tout le territoire. Fonction comprenant 4 postes

Propreté des locaux : secteur comprenant un poste de responsable de secteur, 11 postes d’agents d’entretien  et des prestataires extérieurs dont il faut définir et contrôler les interventions.

Reprographie : fonction composée de 7 postes rattachés directement au responsable de service

 

L’équipe est pluridisciplinaire et nombreuse. De plus, elle est amenée à intervenir sur l’ensemble du territoire régional. L’activité nécessite donc une grande réactivité et écoute face aux demandes nombreuses et variées.

 

le titulaire du poste devra suppléer le responsable de service pour toutes ses missions en son absence et apporter un appui à l’animation globale de l’équipe.

 

En outre et plus spécifiquement :

  • il devra assurer la coordination du versant Sud du service (agents basés à Amiens). Il devra s’assurer de la bonne transmission et application des consignes du service et de la direction sur ce versant. Il assurera les retours d’informations nécessaires.
  • Il aura un rôle de suivi de l’ensemble des procédures marchés du service. A ce titre il devra anticiper les fins de marché afin d’initier les procédures nécessaires (en lien avec les responsables de service et le Service de Coordination du pôle).
  • En lien avec le responsable du service, il aura à rédiger tout ou partie des pièces techniques des différents marchés. De même, il assurera le lien avec le SCP pour la rédaction des pièces administratives.
  • Il devra être force de proposition sur les différents marchés que gère le service : analyse des marchés existant et propositions d’évolutions (tant sur le contenu technique qu’administratif : allotissement, forme du marché…) afin que de fournir des solutions adaptés à l’ensemble des besoins, en ayant à l’esprit la simplification des procédures.

Il contribuera au pilotage du service via le développement et le suivi de tableaux de bord d’activité.

Profil

Qualités organisationnelles  

Maitrise des outils informatiques

Maitrise de la commande publique
 Rigueur
 Réactivité face aux interventions imprévues et urgentes
 Sens du contact et qualités relationnelles confirmées

 Capacité au management d'équipe technique
 Capacité à définir et maîtriser les délais
 Capacité à travailler en équipe

Management multi-sites

Souplesse et diplomatie pour les relations avec toutes les directions, le cabinet, les élus
Permis B

Conditions de travail

Amplitude horaire possible

Déplacements fréquents entre Lille et Amiens

Complexité relationnelle

Travail sur écran

 

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