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Gestionnaire administratif (H/F)

Direction de la formation professionnelle

Rattachement fonctionnel : Secteur programmes régionaux de formation

Filière Administrative
Catégorie B
Fin de publication 31/01/2022
Réf. 211224-32556

Contexte du poste

La Direction de la Formation Professionnelle (DFP) élabore et suit le Contrat de plan régional de développement des formations et d’orientation professionnelles ; conçoit et assure la mise en œuvre des programmes de formation ; gère la relation institutionnelle avec l’ensemble des partenaires dont le CREFOP (comité régional de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelles). Elle recense les besoins des entreprises en matière de formation et construit ses programmes dans une démarche prévisionnelle adossée aux besoins des territoires.

La DFP s’inscrit donc dans une double approche :
-une action structurante en matière de formation et d’orientation professionnelles qui irrigue les politiques de la collectivité (apprentissage, formation professionnelle dans les lycées, formation continue, Direction Proch’Emploi…).
-une action d’élaboration (de la création, l’innovation à la gestion régionale et territoriale) des politiques et dispositifs de formation continue et d’orientation professionnelle. Elle élabore dans ce cadre une offre de formation structurante, complétée par un ensemble de mesures plus individualisées (Pass Emploi, abondement CPF, Validation des Acquis…). Elle gère également l’ensemble des relations avec les opérateurs du conseil en évolution professionnelle (notamment les Missions locales, Pôle emploi…).
Elle définit et met en œuvre les projets et les actions inscrits au Pacte 2019-2022 du Plan d’investissement dans les compétences conclu avec l’État.
Ces missions sont complétées par les nécessaires fonctions de contrôle et d’évaluation qui s’imposent aux politiques publiques et qui en permettent le pilotage et l’adaptation.

La DFP est organisée en 3 départements. Situé au sein du département "Offre de formation et d'orientation territorialisée" qui comprend le service "Programme régionaux de formation et d'orientation", le secteur "Programme régionaux de formation" a pour objectifs l'élaboration, l'instruction, la programmation et le pilotage :
- des programmes structurants (majoritairement issus de consultations publiques ou d'appels à projets) visant à l'acquisition de compétences socles, à la préqualification, à la qualification ou à la spécialisation des publics demandeurs d'emploi, des salariés à faible temps partiel ou en contrat aidés du secteur marchand.
- de programmes spécifiques : soit à destination des demandeurs d'emploi avec une visée directe d'insertion (Chèque Pass Formation), soit d'accès à la qualification (Pass VAE), soit à destination des entreprises qui souhaitent recruter des demandeurs d'emploi (Pass emploi entreprises).

Le secteur PRF initie et pilote les dispositifs de formation et programmes de la DFP, dans une constante recherche de réactivité et d'adéquation aux profits des territoires, des entreprises et des organisations professionnelles. Pour ce faire, il s'appuie sur les services internes chargés de l'évaluation, des systèmes d'information, du pilotage et de l'animation partenariale (PILAP), du service aux publics et aux territoires (SPAT). Il collabore enfin avec la cellule contrôle, le secteur orientation et le service administratif et financier.

Finalité du métier

Prendre en charge toutes les opérations administratives et/ou financières nécessaires à l’avancement des dossiers qui lui sont confiés dans son secteur d’activité.

Activités du métier

Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention ,
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…) ,
Assurer un suivi des actions mises en place ,
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille ,
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail ,
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations ,
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention ,
Participer au classement des dossiers et à l'archivage ,

Activités spécifiques

Le gestionnaire administratif et financier assure les tâches administratives nécessaires à la mise en œuvre et au pilotage du SIEG Compétences clés au sein de l’équipe secteur PRF. Il assure également une mission d’analyse financière de premier niveau sur le traitement de pièces, visant à préparer les arrêtés, le versement d’avance et d’acomptes et la préparation des rapports de juste compensation, en lien avec les mandataires et les collègues à l’interne qui suivent localement ces actions. En appui du chargé de mission, il vise à optimiser la mise en œuvre des 3 programmes du SIEG, dans un objectif d'efficience et de réactivité.

Profil

Expérience souhaitée dans l'instruction et la gestion de pièces financières et comptables. Compétences relationnelles avérées
Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, outlook)
Capacité d’adaptation et réactivité
Capacité à prioriser ses activités et tâches
Capacité rédactionnelle
Autonomie
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Rigueur
Discrétion
Qualités organisationnelles
Sens du contact et qualités relationnelles
Sens du service public
Diplomatie
Initiative

Conditions de travail

Les avantages proposés par la collectivité :
5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents
Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l’agent et ses ayants - droits
Aide complémentaire RQTH
Le CNAS : un large panel de prestations (médailles, vacances, enfants, chèque cadeau pour Noël de 30 euros pour les enfants de 0 à 10 ans…)
COS (sorties proposées, locations d’appartements pour les week-end...)
L’allocation de garde « jeunes enfants » pour les agents dont l’indice majoré est inférieur à 486
Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile–travail pour le transport en commun
Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50 € comprenant une prise en charge de l’employeur
Le chèque cadeau de la Région de fin d’année pour les enfants de 11 à 16 ans d’une valeur de 30 € pour tous les parents (agents séparés/divorcés dans la collectivité cela n’ouvre le droit qu’à un seul chèque cadeau)

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