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Responsable de service administratif et financier (H/F)

Direction équipements et patrimoine lycées

Rattachement fonctionnel : Service administratif et financier

Lieu de Travail Lille ; Amiens
Filière Administrative ; Technique
Catégorie A
Fin de publication 03/10/2022
Réf. 220705-31404

Contexte du poste

Au cœur du Pôle Education et Avenir des Jeunes (PEAJ), qui regroupe 5 directions et 2 missions, la Direction Equipements et Patrimoine Lycées (DEPL) assure la maîtrise d'ouvrage régionale des travaux réalisés dans les lycées.

Elle intervient sur l'ensemble du projet, dès l'élaboration du préprogramme jusqu'à l'exploitation et la maintenance de l'ouvrage, en assurant l'expertise, l'écriture des programmes, la passation et la gestion des marchés de maîtrise d'œuvre et de travaux de construction et de maintenance, la gestion patrimoniale, etc… Qu'ils soient réalisés en régie (équipes mobiles) ou par des entreprises extérieures, les travaux issus de cette organisation sont assurés en parfaite conformité aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
La DEPL a également en charge d'équiper les établissements scolaires de matériels et mobiliers pédagogiques notamment, nécessaires aux missions d'éducation et liés au bon fonctionnement des lycées. A ce titre, elle a la charge du recensement des besoins des établissements, de l'achat, de la maintenance, de la mise à niveau, du transfert et de la cession des biens mis à disposition des lycées.
La Direction Equipements et Patrimoine Lycées comprend plus de 400 collaborateurs et un patrimoine conséquent à gérer, à savoir : 262 lycées répartis sur l'ensemble du territoire (4 400 000 m2 de patrimoine lycées). 

L'organisation de la Direction doit permettre de remplir cette mission de service public qui consiste à assurer les meilleures conditions d'accueil, de confort, d'enseignement et, surtout, de sécurité pour les occupants et les publics en prenant en compte l'étendue et la diversité de ce patrimoine immobilier et mobilier.

Les agents de la Direction Equipements et Patrimoine Lycées sont répartis autour d'une strate "direction" et des trois départements : Programmation, études et équipements, construction et gestion patrimoniale, rénovation et maintenance en régie, et un service administratif et financier.

Les missions de la DEPL l'amènent à élaborer en partenariat avec les autres directions du pôle Education et Avenir des Jeunes et à mettre en œuvre :
- un Programme Prévisionnel d'Investissement (PPI) en matière de construction, de restructuration et de réhabilitation,
- un Programme Annuel de Rénovation et de Maintenance (PARM),
Le PPI et le PARM sont liés. Leur complémentarité et leur cohérence sont garantes de l'équité de traitement des établissements.

La présente fiche de poste concerne le poste de responsable du Service Administratif et Financier

Le responsable du Service Administratif et Financier a en charge la responsabilité de la mise en œuvre et de l’exécution  de l’ensemble des processus administratifs, juridiques et financier de la Direction

Finalité du métier

Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Ilelle assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multisites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier

Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ,
Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ,
Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ,
Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ,
Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ,
Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ,
Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ,
Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ,
Évaluer l'activité du service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ,
Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ,
Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ,
Conduire le projet de service et suivre sa mise en œuvre.

 

Activités spécifiques

Concernant les missions relatives aux délibérations : participer à la production, sécurisation juridique et financière des délibérations, des actes afférents en lien avec les services instructeurs de la direction, suivre les validations des argumentaires, des délibérations, des notifications des actes de la direction

Concernant les missions d’ordre financier : participer à la phase d’élaboration budgétaire de la direction en lien avec le Service de Coordination du Pôle (SCP), garantir la bonne exécution des obligations financières de la direction (suivi du budget, processus de paiement et de recouvrement en matière de marchés publics et de subventions  …)

Assurer un  rôle de conseil et d’anticipation en matière administrative et financière pour la direction et l’ensemble de ses services

Assurer l’interface avec le SCP et les directions fonctionnelles (finance, juridique et commande publique)

Profil

Formation supérieure (Bac +3 à Bac+5)

Disposer de compétences dans le domaine des finances publiques et dans la gestion de marchés publics

Expérience confortée dans le management

Conditions de travail

Contraintes horaire : Oui

Contraintes mobilité :  Oui

Exposition aux risques :Non

Complexités relationnelles

 

Travail sur écran

 

Déplacement bi-sites.

 

 

Les avantages proposées par la collectivité :

Les avantages proposés par la collectivité

  • 5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents
  • Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l’agent et ses ayants – droits,
  • Aide complémentaire RQTH
  • L’allocation de garde « jeunes enfants » pour les agents dont l’indice majoré est inférieur à 486
  • Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile–travail pour le transport en commun
  • Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50 € comprenant une prise en charge de l’employeur
  • Le chèque cadeau de la Région de fin d’année pour les enfants de 11 à 16 ans d’une valeur de 30 € Pour tous les parents (agents séparés/divorcés dans la collectivité cela n’ouvre le droit qu’à un seul chèque cadeau)
  • Les structures associatives
  • Le CNAS propose une offre complète de services et de billetterie  ; les structures associatives locales offrant des actions centrées sur la convivialité.

 

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